De rigtige papkrus til virksomheden er ikke nødvendigvis dem med den laveste pris pr. karton. Størrelse, antal, låg og levering påvirker den samlede udgift. Et stort indkøb kan derfor ende med at optage lagerplads frem for at spare penge. Tag udgangspunkt i det faktiske behov ved kaffemaskinen, i mødelokalet og ved udleveringen til kunder. Det giver et ensartet grundlag for at sammenligne tilbud og mindsker risikoen for at betale for egenskaber, som ingen bruger.

Beregn prisen pr. servering

Prisen pr. krus er et nyttigt udgangspunkt, men den fortæller ikke hele historien. Sammenlign tilbud med samme antal krus, samme størrelse og samme konstruktion. Et enkeltvægget krus og et dobbeltvægget krus løser ikke nødvendigvis den samme opgave. Kontrollér også, om priserne er med eller uden moms. For en momsregistreret virksomhed med fuld fradragsret vil indkøbsprisen eksklusive moms normalt være det relevante sammenligningsgrundlag.

Antag, at virksomheden skal bruge 2.000 krus. I et tænkt tilbud koster de 640 kr. ekskl. moms, og fragten er 95 kr. ekskl. moms. Den samlede udgift bliver dermed 735 kr., svarende til cirka 0,37 kr. pr. krus. Et andet tænkt tilbud lyder på 700 kr. ekskl. moms med levering inkluderet. Her bliver stykprisen 0,35 kr. Det højere varebeløb giver altså en lavere samlet indkøbspris, når kvalitet og specifikationer ellers er ens.

Skal hver servering have låg eller et separat varmehylster, skal prisen på disse dele lægges oveni. Bed derfor om en samlet pris på den kombination, medarbejderne faktisk skal bruge. Medregn også eventuelle ekspeditionsgebyrer og tillæg for små ordrer. Ellers kan en lav pris på selve kruset skjule en dyrere servering.

Vælg størrelse efter kaffemaskinens portioner

Virksomhedens papkrus bør passe til de drikke, der bliver serveret. Et stort krus kan virke fleksibelt, men det koster ofte mere end et mindre krus i samme serie. Det kan også lægge op til større portioner, hvis medarbejderne selv hælder op. På en maskine med faste portionsknapper bestemmer maskinens indstilling derimod mængden. Her handler valget især om at sikre plads til drikken og eventuelt mælk.

Mål en almindelig servering, før du bestiller. Et krus med en angivet kapacitet på 20 cl er ikke nødvendigvis beregnet til at blive fyldt med 20 cl varm kaffe og derefter båret gennem kontoret. Se efter leverandørens oplysninger om den anbefalede fyldemængde, og afprøv gerne en vareprøve ved den maskine, krusene skal bruges ved.

Overvej også, om én størrelse kan dække de fleste behov. Flere størrelser kræver flere varenumre og kan betyde, at der skal bestilles forskellige låg. Det binder penge i lageret og øger risikoen for fejlbestillinger. Til espresso og store mælkedrikke kan særskilte størrelser dog være velbegrundede. Besparelsen ligger i at fjerne overflødige varianter, ikke i at presse alle serveringer ned i samme krus. Flere måneders forbrug kræver både lagerplads og likviditet, så en intern besked som »køb papkrus i bulk« bør altid ledsages af et konkret antal.

Betal for egenskaber, der bliver brugt

Et krus til et kort kundebesøg skal opfylde andre praktiske krav end et krus, som skal med ud ad døren. Ved bordservering er et låg måske overflødigt, mens det kan være nødvendigt ved takeaway. Står lågene frit fremme ved kaffemaskinen, kan de blive taget af vane. En særskilt placering ved udgangen kan få forbruget til bedre at afspejle behovet. Placeringen skal dog stadig fungere i en travl hverdag.

Dobbeltvæggede krus har en anden konstruktion end enkeltvæggede og kan have en højere indkøbspris. Vurder dem ud fra drikkens temperatur og den forventede brug. Et billigere enkeltvægget krus er ikke nødvendigvis en besparelse, hvis brugerne rutinemæssigt tager to krus for at kunne holde om kaffen. Afprøv derfor, hvordan krusene fungerer i praksis, før virksomheden køber et stort parti. Og papkrus til virksomheder bør vurderes sammen med eventuelle varmehylstre, så den samlede pris afspejler den faktiske brug.

Kontrollér desuden, at krusene er beregnet til fødevarekontakt og til de temperaturer og drikke, de skal bruges til. Låg skal passe til den konkrete kantdiameter og model, ikke blot til et krus med nogenlunde samme størrelse. Bed om prøver på krus og låg sammen. Et lager af låg, der ikke passer, har ingen praktisk værdi, selv om indkøbsprisen var lav.

Tilpas indkøbsmængden til lager og forbrug

Mængderabat giver først økonomisk mening, når virksomheden kan bruge varerne og har plads til dem. Registrér forbruget over nogle almindelige arbejdsuger, og hold møder, kurser og større arrangementer adskilt fra den daglige drift. Så bliver en enkelt travl uge ikke grundlaget for hele årets indkøb. Brug antallet af udleverede kartoner eller pakker som måleenhed, hvis det er for besværligt at tælle de enkelte krus.

Se derefter på leveringstid og muligheden for at genbestille. Et lille sikkerhedslager kan dække forsinkelser, men flere måneders ekstra forbrug optager plads og binder likviditet. Opbevar krusene tørt, rent og i beskyttende emballage. Kartoner, der bliver klemt ind mellem rengøringsartikler og kontorudstyr, kan føre til beskadigede varer og unødigt spild. Lagerforholdene bør derfor indgå i vurderingen af en stor ordre.

Har virksomheden behov for tryk på krusene, skal eventuelle opstartsudgifter og minimumsantal indgå særskilt i budgettet. Et stort parti med en bestemt kampagnedato eller et midlertidigt budskab kan blive uaktuelt, før lageret er tømt. Bed tilbudsgiveren om at specificere varepris, trykomkostninger, fragt, antal pr. karton og leveringstid. Notér samtidig det præcise varenummer på både krus og låg i indkøbssystemet, så næste bestilling passer til det eksisterende lager.